Organisator werden

Ihr wollt euch aktiv beteiligen und auch einen World Usability Day (WUD) in euer Stadt ausrichten? Wir begrüßen euer Engagement und unterstützen euch dabei gerne. Nachfolgend findet ihr die wesentlichen Informationen auf eure Fragen

Welche Intention steht hinter dem WUD?

Seit 2005 waren über 25.000 Personen Teil der Initiative, die bedeutende Nachricht zu verbreiten, dass der Mensch zählt und Technologie diese unterstützen soll, deren Leben positiver und lebenswerter zu gestalten.

The World Usability Day Charter:

“We agree to observe World Usability Day each year, to provide a single worldwide day of events around the world that brings together communities of professional, industrial, educational, citizen and governmental groups for our common objective: to ensure that technology helps people live to their full potential and helps create a better world for all citizens everywhere.”

Ein weiteres Ziel besteht zudem darin, das Engagement und die Sichtbarkeit der nationalen Verbände, hier die German UPA, zu stärken. Entsprechende Hinweise, bspw. Platzierung des Logos, werden begrüßt

Wann und wie findet der WUD statt?

Der WUD findet jährlich am zweiten Donnerstag im November statt, um weltweit ein nachhaltiges und sichtbares Statement zu setzen.

Am 3. November 2005 fand der allererste WUD statt.

Der WUD kann vor Ort, hybrid oder in einem online Format durchgeführt werden.

Wer koordiniert den WUD?

Die deutschsprachigen Veranstaltungen werden federführend durch die German UPA, dem Berufsverband der Deutschen Usability und User Experience Professionals, koordiniert. Die Seite “WorldUsabilityDay.de” dient dabei als zentrale Übersicht für die Interessenten und Besucher des WUD.

Die lokalen Organisationen erhalten bei Bedarf entsprechende Unterstützung, organisieren allerdings die Veranstaltung selbstständig.

Wer kann einen WUD ausrichten?

Grundsätzlich kann jede Person oder jedes Unternehmen einen WUD ausrichten. Innerhalb einer Stadt ist jedoch immer nur eine Veranstaltung möglich, damit nicht gegenseitige die Besucherzahlen eingeschränkt werden. Alle WUDs werden bisher jedoch immer durch ein Team regionaler Unternehmen oder Personen organisiert. Sollte in deiner Stadt bereits ein WUD stattfinden bzw. stattgefunden haben, sind wir gerne dabei behilflich, den Kontakt herzustellen.

Wie kann ich weitere Mitstreiter finden?

Solltest du Interesse haben einen WUD in einer neuen Stadt auszurichten, aber noch keine Mitstreiter gefunden haben, können wir gerne über unser Netzwerk den Kontakt zu regionalen Personen herstellen oder einen Aufruf über unsere Social Media Kanäle starten.

Muss ich dem jährlich wechselnden Motto des WUD entsprechen?

Das jährliche Motto des WUD wird immer von der internationalen Initiative WorldUsabilityDay.org festgelegt. Da es in Deutschland regional häufig schwierig ist entsprechende Vorträge zu einem speziellen Thema (bspw. Financial Systems) zu organisieren, kann bei Bedarf auch gerne davon abgewichen werden.

Welche Veranstaltungsformate bieten sich an?

Bei der Wahl eines geeigneten Formats für die Veranstaltung kommt es in der Regel auf die jeweilige Stadt, die dortige Größe der Community und den Status der Veranstaltung (wird diese wiederholt oder zum ersten Mal ausgerichtet) an. Bei noch unbekannten WUDs bietet sich so bspw. eine Abendveranstaltung im späten Nachmittagbereich mit Vorträgen und Networking an. Dies lässt sich als Teilnehmer dem Chef im Unternehmen häufig einfacher beibringen. Allerdings gibt es inzwischen auch etablierte WUDs, die eine Halbtages-/Tagesveranstaltung durchführen oder, wie bspw. in Berlin, sogar ein ganztägiges Barcamp mit ca. 600 Teilnehmern organisieren. Die inhaltliche Ausrichtung konzentriert sich größtenteils auf ein Vortragsprogramm, wo manche WUDs auch zunehmend Workshops anbieten. Wichtig ist in der Regel immer genügend Zeit für Networking und Diskussionen einzuplanen.

Kann ich eine Teilnahmegebühr erheben?

Die Intention des WUD ist die Etablierung der Themen Usability und UX weltweit. Demnach sollten diese für die Teilnehmer nach Möglichkeit kostenfrei angeboten und über entsprechende Sponsoren finanziert werden.

Teilt sich das Angebot in Vorträge und ein zusätzliches Workshop-/Tutorial-Programm auf, können für die Workshops und Tutorial bei Bedarf ggf. auch Gebühren erhoben werden, sofern es sich nicht über ein Sponsoring abdecken lässt und die Vorträge kostenfrei zugänglich sind.

Wie kann ich eine Finanzierung/Sponsoring sicherstellen?

Die WUDs finanzieren sich meist über lokal eingeworbene Sponsoring-Budgets. Hierbei ist es wichtig frühzeitig mit der Suche nach geeigneten Sponsoren anzufangen. Die entsprechende Höhe und die Leistungen der Sponsoring-Pakete wird den lokalen Organisatoren freigestellt, da hier meistens bereits eigene Vorstellungen existieren. Da die Organisationsteams häufig aus einem Zusammenschluss von Unternehmen und Personen bestehen, bietet die German UPA die formale und juristische Abwicklung des Sponsoring an. Hierbei handelt es sich um ein Angebot, aber keine Verpflichtung.

Die Vorgehensweise für eine Abwicklung ist wie folgt:

  1. Vorlagen für einen Sponsoring-Vertrag und ein Anschreiben über den "öffentlichen Ordner der German UPA" herunterladen (Link auf Anfrage).
  2. Gemeinsam mit dem Sponsoring-Partner ausfüllen und als PDF an wud@germanupa.de schicken.
  3. Der Vertrag wird dann UPA-seitig unterschrieben und an den jeweiligen Sponsor zur Unterschrift verschickt.
  4. Sobald der unterschriebene Vertrag bei uns wieder eingegangen ist, stellt die UPA eine Rechnung für das Unternehmen aus. Der Betrag auf dem German UPA Konto kann anhand einer Auslagenerstattung mit Original Belegen von der German UPA abgerufen werden. Nicht abgerufene Gelder verweilen auf dem Konto der German UPA und sind auch im Nachgang gegen Original Belegen abrufbar. 

Solltet ihr Schwierigkeiten mit der Akquise von Sponsoren haben, verfügt die German UPA über ein begrenztes Budget und kann kleine und neue WUDs mit einem bescheidenen Sponsoring unterstützen. Möchtet ihr das UPA-Sponsoring in Anspruch nehmen, schickt bitte eine formlose Mail an wud@germanupa.de und gebt kurz Auskunft über die erwartete Teilnehmerzahl, die geplanten Ausgaben sowie ggf. vorhandene Sponsoren.

Kriterien für ein UPA Sponsoring sind Folgende:

  • Die Abwicklung der lokalen Sponsoren läuft, wie oben beschrieben, offiziell über die German UPA
  • Die Veranstaltung läuft unter der offiziellen Flagge des „World Usability Day“ und weist den Bezug zur German UPA auf.
  • Der WUD wird entweder am Standort zum ersten Mal ausgerichtet ODER die Veranstaltung ist dementsprechend klein, so dass ein Sponsoring durch die German UPA über die Durchführung ggf. entscheidet.

Wie kann ich meinen WUD bewerben?

Die German UPA verfügt über eigene Social Media Kanäle (u.a. Twitter, Facebook). Über diese wird rechtzeitig der WUD angekündigt. 

Zudem koordiniert die German UPA die Webseite “WorldUsabilityDay.de”. Hier erhält jeder Standort die Möglichkeit unter worldusabilityday.de/wud-in/ seine Veranstaltung mit Programm, Sprechern, Sponsoren etc. darzustellen. Wichtig ist es, zumindest eine Seite mit Ankündigung des Veranstaltungsortes und der Uhrzeit dort zu hinterlegen.

Woran muss ich bei der Organisation eines WUD noch denken?

Wesentliche Punkte an die du bei der Organisation eines WUD denken solltest:

  • Location, abhängig von der Anzahl der erwarteten Teilnehmer
  • Catering
  • Werbung (bspw. Twitter, Facebook sowie Flyer oder Plakate)
  • Sponsoring
  • Event und Ansprechpartner auf WorldUsabilityDay.de aktuell halten (die Webseite ist kurz vor dem WUD stark frequentiert)
  • Event auch bei WorldUsabilityDay.org einstellen (zusätzliche Sichtbarkeit international)
  • Absicherung des Events:
    • Jedes Unternehmen welches seine Räumlichkeiten für den Event nutzt, benötigt eine Betriebshaftpflicht die das Betriebsstättenrisiko abdeckt.
    • Bei der Anmietung externer Räumlichkeiten ist mit dem Vermieter abzusprechen ob eine Haftpflichtversicherung vorliegt oder zusätzlich-explizit für dieses Event-abgeschlossen werden muss. In dem Fall kann die German UPA unterstützen.

Wobei kann euch die German UPA unterstützen?

Einstiegspräsentation:

Zeitnah vor dem WUD stellen wir euch eine Präsentation zur Einleitung eures WUDs zur Verfügung. Diese beinhaltet ein paar Daten zum WUD und bietet euch die Möglichkeit die German UPA bei euren Teilnehmern kurz vorzustellen.

Materialien:

Die German UPA bietet einige Fachschriften als auch Flyer zu Arbeitskreisen an. Gemäß unserer aktuellen Online-Strategie und der ökologischen Nachhaltigkeit versuchen wir die Druckkosten entsprechend zu reduzieren. Alle Veröffentlichung stehen daher online als PDF zur Verfügung. Gerne versorgen wir euch mit Ansichtsexemplaren für deren Bewerbung als auch mit Flyern zu unseren Arbeitskreisen und dem Branchenreport sowie Usability Quartetten. Alle Materialien werden, mit einem Umfang je nach Lagerbestand, in der Woche vor dem WUD versandt.

Webseite:

Über WorldUsabilityDay.de bieten wir jedem WUD Standort die Möglichkeit die Veranstaltung über eine Microsite zu bewerben und selbstständig die Inhalte über ein Content Management System zu pflegen.

Werbung:

Wie oben beschrieben, werden wir über unsere Social Media Kanäle der German UPA die WUD Standorte ankündigen.

Abwicklung Sponsoring:

Wie oben zur Frage Finanzierung/Sponsoring erläutert, bieten wir euch die Möglichkeit die vertragliche Abwicklung eures Sponsorings entlang der beschriebenen Schritte über die German UPA abzuwickeln.

Wobei kannst du die German UPA unterstützen?

Die German UPA koordiniert alle deutschsprachigen WUDs und bewirbt diese über Social Media Kanäle sowie über Newsletter an die Mitglieder und Kooperationspartner. Gemeinsam arbeiten wir daran die Themen Usability und User Experience weiter zu stärken. Deshalb freuen wir uns als Berufsverband, wenn du über deine WUD Aktivitäten (Flyer, Plakate, Webseite, etc.) auf die German UPA aufmerksam machst und unser Logo einbindest.

Kontakt

Solltet ihr weitere Fragen haben, zögert nicht uns diese mitzuteilen und schreibt eine E-Mail an wud@germanupa.de,